如何问外贸客户要返单

明确返单的重要性

对外贸企业来说,返单是衡量销售业绩的重要指标之一。只有收到客户的返单,才能应对客户反馈的质量问题,追踪订单的执行流程,改进不足之处。同时在下次出单时,返单也能起到引导和参考作用。所以,主动要求客户提供返单同时也是提升服务质量的重要措施。

确定适当的时间点要求返单

对客户要求返单,应选择合适的时间点,避免太早或太晚都容易招致客户回避。一般来说,订单完成1-3个月后询问客户是否能提供上一单的返单,这时客户对上一单的评价和看法较为清晰,同时也容易产生下单欲望,更愿意配合提供依据。不建议订单刚完成不久或已过去很长时间再提出此要求,容易让客户觉得时机不对。

使用适当的渠道联系客户

contacting customers to request order forms, the appropriate channel should be selected. It is not advisable to contact customers directly by phone without prior notice. It is best to send an email first to inform customers in advance and explain the purpose and importance of requesting the order form. Customers can better accept such a request through email contact. If agreed, follow-up can be conducted through phone calls. The purpose is to avoid surprising customers and give them enough time to prepare. A considerate request is more likely to get a positive response.

使用友好有礼的语气交流

在具体要求返单时,语气得体有礼尤为重要。不宜直接下命令式询问"能提供上一单的返单吗",这样容易让他人产生负面情绪。可以用请帮忙,同时解说原因的方式,比如"非常感谢您以往的合作,不知是否能提供上一单的返单,目的是为了更好地评估我们的工作流程,以供改进之用"。用请帮忙的姿态,交流的语气就更容易亲和和规避尴尬。

明确返单信息的保密性

向客户要返单时,一定要明确说明返单内详细信息将严格保密,不会外泄或用作他目的。这可以消除客户担心个人隐私外泄的顾虑。同时也可以约定好返单后进行匿名化处理,去除订单中客户详细资料,只留下业务流转轨迹,进一步保障客户隐私。这样才能使客户放心地提供有价值的业务参考资料。

跟进互动升级客户关系

获得客户返单后,不应掉头就走,而是要进行后续的感谢和互动,将客户关系深入发展。比如用邮件或电话表达道谢之意,同时送去一些小礼品或服务。同时倾听客户的其他反馈建议,解决问题,继续改进服务质量。这有利于通过这次返单为客户留下深刻印象,也更易抓住下次合作机会,持之以恒深化长期业务合作关系。

常见问答(FQAS)

返回单的定义是什么?

返单是客户在和某企业完成一定业务后的业务评价表,记录了业务流程、客户满意程度等信息,是企业了解客户需求和改进服务的重要依据。

什么时候适合要求客户提供返单?

一般来说,订单完成1-3个月后询问客户是否能提供上一单的返单,这时客户对上一单的评价和看法较为清晅,同时也容易产生下单欲望,更愿意配合提供依据。

通过什么渠道联系客户更好?

通过电子邮件首先告知客户,解释目的并说明重要性,如果客户同意后再进行电话跟进,这样更容易得到客户认同。

要求返单时应该使用什么样的语气?

用请帮忙的姿态,用得体有礼的语言,解说原因,避免直接命令式询问,这样更易消除尴尬和获得肯定答复。

如何保障客户提供返单的隐私性?

明确说明返单信息将严格保密,不会外泄,同时匿名处理订单个人资料,只留下业务流转,以保障客户隐私。这可以消除客户顾虑。

更新时间:2024-11-24