外贸如何告诉客户自己正忙

礼貌告知客人自己正忙碌

外贸工作通常事情很多,不可能24小时都能及时回复客户的需求。如果正在忙碌处理其他事项无法立即回复,可以采取以下方式告知客户:

用邮件或者信息短信告知

可以给客户发送一封邮件或者信息短信,告知自己现在正忙无法立即回复,但会在一定时间内回复客户。告知的信息应包括:

1. 说明当前情况,例如“非常抱歉,目前正忙于其他紧急任务无法及时回复”;

2. 给出一个大致的回复时间,例如“预计2个小时内会给您回复”;

3. 感谢客户的谅解和等待。

通过短信通知自动回复

如果客户通过电话或信息软件发出需求,可以设置一个自动回复,告知客户当前无法接听,但会尽快回复。自动回复的信息内容应包括:

1. 说明目前不能接听电话;

2. 感谢客户留言;

3. 给出一个预计回复的时间;

4. 联系方式,方便客户再次咨询。

利用线上状态告知忙碌

如果用QQ、微信等通讯软件联系客户,可以设置成“忙碌”的状态,以示自己现在无法及时回复。一些软件还可以自定义状态信息,可以写上“现在很忙,请稍后再联系”之类的话外授意更清楚。

任务结束后第一时间回复

当 handling 其他任务结束后,第一时间回复客户。及时回复可以让客户感觉到被重视,也不会形成误会。回复时说明一下原因,例如“很抱歉刚才无法及时回复,任务处理完了,请再告诉我您需要什么”。通过第一时间回复,可以弥补先前的延迟,也能让客户产生良好的体验。

以客服热线接待客户

如果公司有客服热线,也可以推荐客户通过热线寻求帮助,而不一定需要依赖单一销售。以专业的客服人员 first 处理客户需求,可以保证服务水平,也可以分流自己的工作强度。同时要告知客户,销售人员临时无法接听的情况下,通过客服热线也可以获得很好的服务体验。

及时通知改变和后续安排

如果预计回复客户将会有较长延迟,需要及时告知客户情况有变,并安排后续联系时间。例如:

1. 发送消息说明当前情况改变,需要延后回复时间;

2. 给出新的预计回复时间;

3. 随后按新的时间致电联系客户,继续处理订单。

通过积极主动的跟进,可以维护良好的客户关系。

总结

以上几种方式,都可以帮助外贸员工在忙碌无法及时回复客户时,以友好和负责任的态度告知客户,并安排后续处理,这将有利于维系客户信任和长期合作。

常见问答(FQAS)

1. 如何告知客户自己当前无法回复?

可以通过邮件、短信告知客户自己目前正忙,无法立即回复,但会在预计时间内如2小时内回复,同时感谢客户的谅解。

2. 如果客户通过电话联系,如何告知自己无法接听?

可以设置自动回复,说明现在无法接听电话,但会在预定时间内如1小时内回复,同时留下联系方式。

3. 如果通过微信等通讯软件联系客户,如何表明自己正忙?

可以将状态设置为“忙碌”,或者自定义状态信息写上“现在很忙,请稍后再联系”。

4. 如果回复时间较长,如何及时告知客户?

需要及时发送消息告知客户情况有变,需要延后回复时间,同时给出新的预计回复时间。

5. 如果公司有客服热线,如何利用它帮助客户?

可以推荐客户在销售临时无法接听时,通过客服热线寻求帮助,以保证服务水平。

更新时间:2024-11-24