如何回复外贸客户说忙了

礼貌的抱歉

作为外贸商,客户服务是首位的。当客户来电询问业务的时候,我们应该采取最友好的态度,语气温和地告诉客户现在自己真的很忙,无法及时处理客户的业务。比如可以说:"对不起,这段时间老客户的订单很多,现在手头忙不过来。请您谅解。"

解释原因

我们应该简单地解释一下为什么现在手忙脚乱:"最近有些重要订单的deadline很紧,必须赶工完成。所以短时间内无法抽身负责其他新业务。非常抱歉给您带来不便。"给客户一个知情权,让他们了解原因,他们会更易于接受。

暂时转单

我们可以建议客户暂时转单给其他同事负责:"现在真的很忙,不能立刻为您办理。不过我们办公室还有XY同事空闲,可以先请他 temporary 收手这单 business。他会尽快为您解决问题的。这段时间我会尽量腾出时间联系您。真对不起给您带来不便!"转单显然比直接拒绝要好很多。

预约下一步

我们应该预约下次再和客户触碰:"本周五日后,我这边项目就结束了,到时候我会清闲很多。如果不急的话,可以请您下周再和我联系商议您的业务需要怎么处理。我保证到时候一定抽时间为您服务。同时,也很感谢您的理解。"

道歉并感谢

最后一定不要忘记表示歉意:"真的很抱歉现在无法为您带来更好的服务体验。这段时间给您添了很多麻烦,在这里衷心地道歉。也请继续支持和信任我们公司。谢谢您的谅解。"

定期跟进

当把客户生意转单或延期预约后,一定要定期主动联系客户,跟进业务变化和客户需求变化。比如每过3-5天就给客户打个电话,问问他的业务安排,是否有新的需要,以此来维系客户关系。这样做客能感觉到我们的重视,信赖感就能提升。

总结

总之,对待拒绝客户要采取真诚、礼貌的态度,给予解释,寻找替代方案,定期跟进,以笼络客户好感。只有这样,客户才不会觉得被忽视或抛弃,还会在未来继续选择我们。好的服务就是要让客户感受到我们的重视。

常见问答(FQAS)

1. 如果客户不希望转单接其它同事,那怎么办?

如果客户不希望转单,我们可以考虑为客户提供暂时服务,比如先回答一些基本问题,预约后续时间具体解决问题,或建议客户等待我们项目结束再抽时间全面服务。同时一定要感谢客户的谅解和支持。

2. 如何解释“忙”的原因,让客户明白并信任?

我们可以详细说明是因为一些重要老客户订单 deadline 接近,所以必须优先完成,给客户一个具体的时间线,比如说这周必须完成ABC客户的订单,其他时间一定重视客户的业务。以此来解释理由并取得客户的信任。

3. 如果客户追问需要多长时间才能处理业务,该如何回答?

如果客户追问需要多长时间,我们可以根据实际情况给一个范围,比如说3-5天内给客户一个答复,或下周初具体商谈解决方案,同时解释可能会有一定变数,并再次感谢客户的耐心等待。

4. 客户不满意被转单,该如何调节客户情绪?

如果客户不满转单,我们可以重新解释原因,同时表达对客户重要性,再次承诺事后一定会亲自处理,临时转单只是为让客户业务先得以解决,同时保证转单同事会给客户最好的服务。我们应该用更友好的语气调节客户情绪。

5. 如何应对客户不理解或不信任“忙”这个说法?

如果客户不信任“忙”这个说法,我们可以提供一些客观数据,比如最近上个月签订的重大订单金额,截至目前未完成订单数量,同时承诺一旦有更多时间一定优先安排客户。我们需要用更详细的事实让客户了解真实情况。

更新时间:2024-11-23